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Canje: del papel a la web y el marketing posible (Parte 3)


Por: Iván Alonso Alarcón

Finalizando con la serie de artículos que he venido escribiendo sobre el canje bibliotecario, reitero que es una modalidad de adquisición enriquecedora y que incentiva el trabajo interdisciplinario entre instituciones, investigadores, docentes y estudiantes.

CanjeSin embargo, para algunas bibliotecas y centros de documentación el canje ha perdido su intención original de intercambio de contenidos con la misma afinidad, para volverse una alternativa para descongestionar y saturar a otras bibliotecas con contenidos innecesarios, confundiendo donación con canje incumpliendo los aspectos acordados en el convenio.

Por lo tanto, de la revisión de convenios de canje que ha hecho la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada recomendamos que es necesario recordar la estructura de lo que debe ser un convenio de canje, enumerados en los siguientes aspectos:

1. El canje se debe gestionar directamente entre bibliotecas. Existen casos en los cuales quienes solicitan convenios de canje son los mismos editores pasando por alto a las bibliotecas. Esto deviene en que podemos estar enviando dos o tres ejemplares a la misma institución, pero con diferentes destinatarios, para el final y después de un tiempo los dos o tres ejemplares terminan en la biblioteca como donación.

2. Las publicaciones que se consideren bajo canje deben tener alta calidad científica e investigativa que sea de aporte para construir nuevo conocimiento. No se deben admitir revistas con contenido sobre actividades institucionales, eventos, vida en la universidad, etc. Lo ideal es que una revista con calidad científica y académica se promueva su consulta en los usuarios interesados, e incentivar el debate, la reflexión y el aporte a nuevas ideas.

3. Las publicaciones que se consideren para proponer canje deben ser coherentes y pertinentes a los programas ofrecidos por la instituciones. Aquí se detectó que instituciones envían bajo modalidad de canje publicaciones que no han sido aceptadas en convenio por no tener afinidad a los programas académicos impartidos por la Universidad de La Sabana.

4. Las bibliotecas bajo sus procedimientos y políticas internas se reservan el derecho de aceptar publicaciones en canje. Y debe notificarse a la institución remitente sobre la no aceptación de la publicación y dando el motivo del “por qué” con la solicitud de cancelar el envío. Sin embargo se detectó que algunas instituciones siguen enviando la misma publicación argumentando “para continuar con nuestro convenio de canje enviamos…” a pesar de haber sido notificados.

5. Se deben cumplir los convenios, enviando las publicaciones en los tiempos establecidos y bajo las políticas acordadas. Esto es responsabilidad de las hemerotecas y/o departamento de gestión de colecciones, dirección de publicaciones o la editorial de la institución. Se debe anexar formatos que identifiquen que es una publicación en canje y debidamente embalados que no afecten la publicación en el trayecto.

6. Los responsables de los convenios deben adelantar encuestas para conocer el nivel de consulta de las publicaciones en las instituciones donde es enviada. Esto en respuesta a que se detectó que tenemos convenios en los cuales la consulta o el préstamo ha sido nulo.

7. No debe aceptarse bajo canje: boletines, folletos, diarios institucionales, material fotocopiado, material bibliográfico en mal estado, publicaciones científicas con menos de cinco años de antigüedad. Los libros recibidos deben ser ingresados como donación e informar al remitente que las políticas de canje no establecen intercambios de libros.

8. Aumentar la cultura de la consulta de contenidos disponibles en acceso libre y en paginas oficiales, muchas de las publicaciones se encuentran disponibles en PDF y el canje on-line es una alternativa que está acorde a los tiempos y las nuevas tecnologías. El canje también se ha reinventado y no necesita ser exclusivamente con la publicación impresa.

9. La unidad de información, podrá cancelar de manera unilateral el acuerdo de canje con aquella institución que no cumpla con el envió y/o con los términos establecidos entre las dos instituciones.

La práctica de estos requisitos puede lograr resultados interesantes en la cooperación entre bibliotecas. Por último agradezco a los lectores de mis artículos publicados en este año que académicamente está por terminar.

Escribí sobre los polémicos SOPA y PIPA, el final de la Harvard Business Review en español (la cual espero emerja de nuevo algún dia), la responsabilidad social en las bibliotecas, y el sentimiento de no renunciar a los libros impresos asi existan más digitales.

Espero poder escribir de nuevo para ustedes en 2013 y agradezco los comentarios y puntajes.

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Canje: del papel a la web y el marketing posible (Parte 2)


Por: Iván Alonso Alarcón

El año anterior había escrito un artículo para este blog sobre una forma de adquisición con la que cuenta la biblioteca como es el canje.

Recordemos que el canje es un tipo de adquisición de material bibliográfico que se establece mediante convenio entre bibliotecas universitarias con el fin de intercambiar publicaciones científicas afines editadas por las dos instituciones.

La ventaja del canje es que enriquece mucho los contenidos científicos, y permite el trabajo interdisciplinario entre investigadores. La desventaja es que algunas de las instituciones universitarias externas no tienen definidas sus metodologías de intercambio. Por ejemplo, una institución X nos envía bajo la figura del canje un libro sobre administración cuando nuestro convenio establece que lo que intercambiamos es una revista con contenido en bioética (Persona y bioética).

En medio del proceso de revisión de convenios de canje se presentó una oportunidad para replantear nuestra hemeroteca, pretendiendo llevar muchos de los contenidos en revistas impresas a la versión digital. Este proceso comenzó con la recopilación de los convenios registrados en nuestro sistema de información bibliográfica ALEPH.

La revisión terminó hace pocos meses y a continuación presentamos los resultados. La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada intercambia las siguientes publicaciones editadas por la Universidad:

 

Publicaciones

Convenios registrados

Convenios registrados con acceso libre

Aquichán

20

18

Dikaion

53

35

Educación y educadores

33

28

Palabra clave

31

26

Pensamiento y cultura

43

26

Persona y bioética

61

40

TOTAL

241

173

Los anteriores resultados muestran que cerca del 71% de nuestros convenios se encuentran disponibles en formato electrónico con acceso libre.

En futuras entregas ahondare un poco más en este proceso y en su importancia para la biblioteca.

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Canje: del papel a la web y el marketing posible


Por: Iván Alonso Alarcón

Una de las formas de adquisición de revistas en nuestra biblioteca es el canje, el cual definido de forma sencilla es la obtención de documentos y publicaciones seriadas con temática afín- mediante el intercambio y de común acuerdo entre dos instituciones.  Es así que enviamos nuestros títulos “Educación y Educadores”, “Persona y Bioética”, “Palabra Clave”, “Aquichán” y “Pensamiento y Cultura” y a cambio recibimos diversos contenidos de otros destinatarios.

La mayoría de revistas que recibimos son provenientes de universidades que son ingresadas a nuestro sistema para ser enviadas a la hemeroteca y puestas para la consulta de nuestros usuarios. Esta modalidad de canje tiene un gran beneficio ya que es una forma de marketing del conocimiento entre instituciones.

Por lo tanto el canje es una forma de cooperación interinstitucional que contribuye a crear  vínculos, permite el enriquecimiento de la colección facilitando la divulgación de contenidos y llegando a lectores afines a las temáticas propuestas.

En una revisión de los convenios de canje que viene adelantando la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada se ha detectado que cerca del 90% de nuestros convenios de canje tienen sus publicaciones no sólo en formato impreso –que es como llegan a nuestra biblioteca– sino en versión on line y de acceso gratuito, las editoriales universitarias han llevado sus contenidos a la web para darse a conocer y siendo este el nuevo escenario pregunto ¿debemos continuar con la impresión?, ¿es necesario continuar con el convenio de canje si se encuentra de forma gratuita en línea?, ¿cuál de las dos versiones tiene más interés para el usuario consumidor de información?, ¿hasta dónde se replantea el concepto de canje de documentos tradicionalmente hablando?.

Por otra parte, y retomando el aspecto del marketing que mencionaba sería interesante desarrollar estrategias dentro de nuestra biblioteca que permitan acercar a los semilleros de investigación y docentes a estos contenidos con el fin de conocer su opinión acerca de la producción intelectual que se da en otras instituciones y así crear pensamiento crítico y discernir entre profesionales, mejorar el conocimiento, en pocas palabras incentivar mediante la reciprocidad.

Pronto cuando esta labor de revisión de convenios termine encontraran en nuestra página de biblioteca una sección en la que se recopilaran los accesos a revistas y desarrollaremos una estrategia con el fin de acercarlas al usuario.

 

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Trabajo cooperativo en bibliotecas


Por: Claudia Virginia Becerra Márquez

La bibliotecología concebida como la ciencia de la organización de las bibliotecas y su funcionamiento orientado a responder en calidad y cantidad a las demandas de información que hace la sociedad, debe moverse obligatoriamente en un contexto cooperativo que permita a sus usuarios encontrar de manera óptima y oportuna la información rompiendo las barreras físicas.

Los trabajos cooperativos entre bibliotecas en Colombia, se han materializado en consorcios como RUMBO (Red Universitaria Metropolitana de Bogotá) o ASCOFAME (Asociación Colombiana de Facultades de Medicina) por la cual se adquieren recursos, capacitaciones y soporte de dichos recursos, los consorcios se convierten en estrategias para adquirir más y mejores servicios con el menor costo.

Dentro de los trabajos cooperativos podemos evidenciar convenios de préstamo interbibliotecario, conmutación bibliográfica, catalogación compartida y convenios a través de protocolos de intercambio de información con el fin de facilitar los registros bibliográficos entre varias entidades.

La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada no es ajena a las políticas de trabajos cooperativos por lo cual apoya y participa en varios proyectos, el más reciente y gracias a la invitación de la Biblioteca Luis Ángel Arango es la participación en las Mesas de Trabajo de Autoridades, donde se reúnen alrededor de 20 bibliotecas (públicas y privadas) para analizar y normalizar terminología de toda índole.

La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada a través del equipo del Área de Gestión de Colecciones ha constituido un grupo especial de bibliotecólogos con amplia experiencia en el trabajo terminológico, que haciendo una evaluación de los aportes que se pueden plantear, ha decidido trabajar con la terminología relacionada con Gastronomía y así contribuir a tan valioso proyecto de cooperación donde se construirá un catálogo normalizado de terminología, actualizando herramientas como las LEMB (Listas de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas).

Gracias a la gestión de la Biblioteca Luis Ángel Arango las bibliotecas y centros de documentación podrán beneficiarse gratuitamente de éste catálogo que próximamente será  liberado a través de su OPAC (Catálogo en línea).

La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada está y seguirá comprometida con los proyectos que evidencien un trabajo cooperativo, viviendo así un real sentido de la profesión bibliotecaria.

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