Canje: del papel a la web y el marketing posible (Parte 3)


Por: Iván Alonso Alarcón

Finalizando con la serie de artículos que he venido escribiendo sobre el canje bibliotecario, reitero que es una modalidad de adquisición enriquecedora y que incentiva el trabajo interdisciplinario entre instituciones, investigadores, docentes y estudiantes.

CanjeSin embargo, para algunas bibliotecas y centros de documentación el canje ha perdido su intención original de intercambio de contenidos con la misma afinidad, para volverse una alternativa para descongestionar y saturar a otras bibliotecas con contenidos innecesarios, confundiendo donación con canje incumpliendo los aspectos acordados en el convenio.

Por lo tanto, de la revisión de convenios de canje que ha hecho la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada recomendamos que es necesario recordar la estructura de lo que debe ser un convenio de canje, enumerados en los siguientes aspectos:

1. El canje se debe gestionar directamente entre bibliotecas. Existen casos en los cuales quienes solicitan convenios de canje son los mismos editores pasando por alto a las bibliotecas. Esto deviene en que podemos estar enviando dos o tres ejemplares a la misma institución, pero con diferentes destinatarios, para el final y después de un tiempo los dos o tres ejemplares terminan en la biblioteca como donación.

2. Las publicaciones que se consideren bajo canje deben tener alta calidad científica e investigativa que sea de aporte para construir nuevo conocimiento. No se deben admitir revistas con contenido sobre actividades institucionales, eventos, vida en la universidad, etc. Lo ideal es que una revista con calidad científica y académica se promueva su consulta en los usuarios interesados, e incentivar el debate, la reflexión y el aporte a nuevas ideas.

3. Las publicaciones que se consideren para proponer canje deben ser coherentes y pertinentes a los programas ofrecidos por la instituciones. Aquí se detectó que instituciones envían bajo modalidad de canje publicaciones que no han sido aceptadas en convenio por no tener afinidad a los programas académicos impartidos por la Universidad de La Sabana.

4. Las bibliotecas bajo sus procedimientos y políticas internas se reservan el derecho de aceptar publicaciones en canje. Y debe notificarse a la institución remitente sobre la no aceptación de la publicación y dando el motivo del “por qué” con la solicitud de cancelar el envío. Sin embargo se detectó que algunas instituciones siguen enviando la misma publicación argumentando “para continuar con nuestro convenio de canje enviamos…” a pesar de haber sido notificados.

5. Se deben cumplir los convenios, enviando las publicaciones en los tiempos establecidos y bajo las políticas acordadas. Esto es responsabilidad de las hemerotecas y/o departamento de gestión de colecciones, dirección de publicaciones o la editorial de la institución. Se debe anexar formatos que identifiquen que es una publicación en canje y debidamente embalados que no afecten la publicación en el trayecto.

6. Los responsables de los convenios deben adelantar encuestas para conocer el nivel de consulta de las publicaciones en las instituciones donde es enviada. Esto en respuesta a que se detectó que tenemos convenios en los cuales la consulta o el préstamo ha sido nulo.

7. No debe aceptarse bajo canje: boletines, folletos, diarios institucionales, material fotocopiado, material bibliográfico en mal estado, publicaciones científicas con menos de cinco años de antigüedad. Los libros recibidos deben ser ingresados como donación e informar al remitente que las políticas de canje no establecen intercambios de libros.

8. Aumentar la cultura de la consulta de contenidos disponibles en acceso libre y en paginas oficiales, muchas de las publicaciones se encuentran disponibles en PDF y el canje on-line es una alternativa que está acorde a los tiempos y las nuevas tecnologías. El canje también se ha reinventado y no necesita ser exclusivamente con la publicación impresa.

9. La unidad de información, podrá cancelar de manera unilateral el acuerdo de canje con aquella institución que no cumpla con el envió y/o con los términos establecidos entre las dos instituciones.

La práctica de estos requisitos puede lograr resultados interesantes en la cooperación entre bibliotecas. Por último agradezco a los lectores de mis artículos publicados en este año que académicamente está por terminar.

Escribí sobre los polémicos SOPA y PIPA, el final de la Harvard Business Review en español (la cual espero emerja de nuevo algún dia), la responsabilidad social en las bibliotecas, y el sentimiento de no renunciar a los libros impresos asi existan más digitales.

Espero poder escribir de nuevo para ustedes en 2013 y agradezco los comentarios y puntajes.

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