Creación y organización de colecciones digitales (Parte 2)


Por: Javier Sáenz

Después de revisar en un artículo anterior los principales aspectos relacionados con la creación de colecciones digitales, en esta segunda parte podrá encontrar una breve descripción de los softwares más populares para la organización de información y creación de este tipo de colecciones.

Caracterización de las herramientas

Greenstone

Greenstone es un conjunto de programas y aplicaciones de software, diseñados para la creación y difusión de colecciones digitales, elaborado por la Universidad de Waikato de Nueva Zelanda y que se estableció en el año 2000 como parte de su proyecto de la biblioteca digital. Esta herramienta es open source y se desarrolló bajo la licencia pública GPL; su distribución es gratuita y en el paquete de instalación se ofrece el código fuente. Esto permite que se pueda adaptar a las necesidades de las instituciones que decidan utilizarlo como repositorio para sus colecciones digitales.

DSpace

DSpace es un sistema que provee una forma de gestionar materiales y publicaciones resultantes, tanto de la actividad de investigación como de educación, almacenadas en un repositorio que ofrece a los usuarios accesibilidad en todo momento. Creado en colaboración entre la empresa Hewlett-Packard y las bibliotecas del Massachusetts Institute of Technology, el programa en sus inicios satisfizo las necesidades de estos centros de información pero luego se colocó a disposición de la comunidad internacional, como una herramienta open spurce, gratuita y de licencia GPL.

Fedora

Fedora es el acrónimo en inglés de “Arquitectura digital de repositorio de objetos digitales flexible y extensible”. El repositorio de documentos digitales Fedora requiere de la instalación previa del programa Java en el servidor en el que funcionará; además, Fedora incluye en su paquete de instalación una base de datos que en caso de que los especialistas decidan no utilizarla, puede sustituirse por otras como Oracle y MySQL. Este software funciona con los sistemas operativos Windows y Unix y sobre servidores Web Apache y Tomcat.

CONTENTdm

CONTENTdm provee herramientas para la organización, gestión, publicación y recuperación de colecciones digitales de todo tipo de documentos, desde texto (en varios formatos) hasta imágenes, videos y audio. Este programa se utiliza desde servicios Web; así los usuarios pueden ver los resultados desde sus navegadores Web, sin necesidad de instalar herramientas adicionales.

En general estas herramientas  presenta las siguientes ventajas:

  • Software libre
  • Muy parametrizable
  • Excelente sistema de indexación
  • Los usuarios pueden conectarse vía internet
  • Excelente sistema de metadatos
  • Multiplataforma
  • Gastos de papel y pérdida de tiempo
  • Espacio físico
  • Organización
  • Inmediatez
  • Seguridad
  • Conservación
  • Firmas digitales
  • Archivos perdurables en el tiempo
  • Ventajas de los documentos digitales en sí
  • Otras ventajas que tiene la digitalización de las publicaciones periódicas y revistas científicas se encuentra la posibilidad de cobrar por el acceso a ellas, los documentos son salvados de por vida, puede aumentar del número de suscripciones y utilizarse buscadores en la Web, etc.

Desventajas:

La perdurabilidad del soporte empleado para el almacenamiento digital puede verse afectada ya que la tecnología de lectura y de almacenamiento se vuelve obsoleta muy rápidamente, lo que obliga a la migración de los datos almacenados a un nuevo soporte y a la renovación de los equipos informáticos.

Actualmente la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada cuenta con el repositorio institucional Intellectum soportado en la plataforma DSpacedonde reposan trabajos de grado realizados por los estudiantes de los diferentes programas académicos tanto de pregrado como posgrado y un archivo de imágenes institucionales. Además encontramos la comunidad conformada por Archivo Histórico, ASPAEN, Centro de Tecnología para la Academia, Comunicación Organizacional, Documentos Institucionales, Facultad de Medicina, Instituto de Familia, Investigación y Biblioteca.

El objetivo es dar el potencial a los usuarios para crear colecciones digitales, especialmente en universidades, bibliotecas y otras instituciones de servicio público, puesto que garantiza conservar, actualizar y mantener organizados los documentos escogidos para su ejecución.

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